Ewidencja danych udostępnia dane z procesu produkcyjnego do rachunku kosztów, sterowania produkcją oraz późniejszych kalkulacji. Tymi danymi mogą być: długości pracy maszyn, zużycie energii lub zaangażowanie materiałowe i personalne. Stosownie do tego, dane te powstają w różnych miejscach. Ludzie, pojazdy, maszyny oraz sprzęt transportowy dostarczają danych, które zostają zebrane w systemie ewidencji danych i następnie przekazane dalej. Nośnikami danych są najczęściej dokumenty, które mogą zostać odczytane w sposób magnetyczny lub optyczny. Tendencja zmierza do maszynowej ewidencji pracy i automatyzacji procesu.

Zadaniem ewidencji danych jest zapisanie powstających kosztów, zużyć i osiągnięć oraz przyporządkowanie ich odpowiednim sprawcom. Istotne jest, aby ewidencja danych była przeprowadzana zawsze aktualnie i właściwie. W celu ewidencji danych zostają zapisane jednostki i zbiory wielkości. Dopiero rachunek kosztów przyrównuje im wartości pieniężne. Gospodarność nie może zostać tutaj pominięta, ponieważ nie zawsze prowadzi to do celu, gdy realizuje się wszystko, co jest technicznie możliwe. Na przykład dokładne przyporządkowanie zużycia energii jednej maszyny do pojedynczego produktu nie ma sensu, jeżeli produkty są bardzo jednolite. Rachunek kosztów może w tym przypadku osiągnąć podobne wyniki poprzez wyliczenie średniej.

Do metod ewidencji danych należą między innymi pomiar czasów (np. czas zaangażowania personelu) oraz zapisywanie wyników zliczenia, ważenia oraz wyników szacowania. Wyniki z liczników są sczytywane i notowane. Metoda zapisywania może zostać wprowadzona i przeprowadzona bez większych czasowych i materiałowych nakładów. Wadą jest wysoka podatność na błędy, jak również fakt, że metoda ta jest opłacalna jedynie przy małej ilości danych.

POJĘCIA POKREWNE

• Przenośne gromadzenie danych

• System zarządzania magazynem

• System gospodarki towarowej